Secretaría Municipal

El Departamento de Secretaría Municipal sirve de apoyo en todo lo relacionado a la fase administrativa básica de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal.

Esta se crea en virtud del Artículo 2.003 de la Ley Número 107 de 14 de agosto de 2020, según enmendada, mejor conocida como “Código Municipal de Puerto Rico”.

Entre las funciones y deberes, la Oficina de Secretaría Municipal, a través de su directora, está repasar las leyes y reglamentos que le sean aplicables a su función. La Secretaria(o) Municipal, igualmente es la Secretaria(o) de la Junta de Subastas, lo que conlleva tener conocimiento de las funciones y deberes con respecto a la Junta de Subastas.
• Con respecto al personal a su cargo, debe orientarlo sobre las normas y procedimientos a seguir en el desempeño de las funciones.
• Se preparan Contratos de arrendamiento de locales municipales, del Salón de Actividades “Ventana al Mar”, de nichos y parcelas del Cementerio Municipal y los servicios profesionales.
• Se encarga de juramentar los nombramientos de funcionarios y empleados que prestan servicios en el Municipio.
• Vela por el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.
• Es custodio del Sello Oficial del Municipio.
• Lleva registro de los contratos y remite a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia fiel y exacta de los mismos, las escrituras y documentos relacionados.

Con respecto a la Junta de Subastas, tiene como función:

• Convocar la Junta de Subastas
• Como Secretaria(o) de la Junta participa con voz y voto en las disposiciones.
• Prepara los Anuncios de Subastas, Solicitudes de Propuestas, Solicitud de Cualificaciones entre otros.
• Solicita toda la documentación relacionada a las Subastas.
• Prepara las especificaciones y condiciones de las Subastas.
• Prepara las actas y mantiene registro de éstas.
• Prepara y tramita todos los documentos, carta, y certificaciones a los licitadores participantes de los proceso de Subastas.
• Prepara las minutas y agendas en las que hará contar las propuestas, y/o adjudicaciones incluyendo cualquier otro pormenor.
• Conservará y custodiará los Libros de Actas.
• Notifica por escrito y por correo certificado y con acuse de recibo las adjudicaciones.
• Redacta y otorga los contratos de Subastas.

La Oficina de Compras está bajo la supervisión de la Secretaría Municipal tiene como propósito adquirir materiales, suministros, piezas y equipo necesario para el buen funcionamiento de las dependencias municipales. Se encarga de hacer gestiones de cotizaciones para la obtención de un precio más bajo en la compra de cualquier unidad que no esté en subasta.

La Oficina de Documentos Públicos está bajo la supervisión de la Secretaría Municipal y tiene el propósito de establecer un programa sistemático para conservar los documentos que, por su valor histórico, legal, administrativo o informativo, deben preservarse.

• Se organizan por oficinas.
• Se mantienen en su respectivo orden y se despachan a requerimiento del director perteneciente.

Esta Oficina enmarca sus funciones y responsabilidades dentro de una cultura de servicio, cumplimiento y humanismo.

Carmen Brignoni, DIRECTORA